Controladores de tiempo para creativos

SEGUIMIENTO DE LOS TIEMPOS DE TRABAJO

En este artículo hablo de la importancia de controlar nuestro tiempo de trabajo utilizando controladores de tiempo y te mostraré algunas herramientas de seguimiento del tiempo en línea que puedes utilizar

"Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide no se puede mejorar. Lo que no se mejora, siempre se degrada"

William Thomson Kelvin (Lord Kelvin), matemático y físico británico (1824 - 1907)

Por lo tanto, esta es la información que voy a cubrir en este artículo:

BENEFICIOS DEL SEGUIMIENTO DE LOS TIEMPOS DE TRABAJO

1. AUMENTAR SU PRODUCTIVIDAD

Cuando generemos una rutina diaria de seguimiento del tiempo, haremos que nuestro trabajo más productivo.

Personalmente, me esfuerzo por mejorar mi productividad laboral todos los días (puedes consultar mi post anterior sobre Plantilla de diagramas de Gantt para creativos) porque ser autónomo por cuenta propia y trabajar desde casa predispone en gran medida a procrastinar y perder demasiado tiempo.

Si esta también es su situación, relájese, ¡continúe leyendo para saber cómo puede cambiar esto!

2. REDUCIR LA ANSIEDAD

Pensar que no estamos siendo lo suficientemente productivos o que nuestro trabajo no es eficiente se reduce considerablemente cuando utilizamos un seguimiento del tiempo.

Eres un gran trabajador, recuérdalo.

3. SATISFACCIÓN MENTAL

Seamos sinceros: ¡completar tareas es mentalmente gratificante!

Y todos merecemos experimentar esta sensación más a menudo.

4. EVITAR LOS "AGUJEROS TEMPORALES" EN SU TIEMPO

Llevando la cuenta del tiempo podemos controlar, por ejemplo, cuántas interrupciones estamos teniendo y los motivos de esas interrupciones, y puede ayudarnos a saber en qué debemos centrarnos para tomar mejores decisiones.

Por ejemplo, si hay un apagón que ocurre muy a menudo, podremos tomar medidas para solucionarlo.

Esto se traducirá en una mejor optimización de su tiempo de trabajo y, por lo tanto, ¡en un mejor estado de ánimo! ¡Vamos!

5. DETECTAR CLIENTES EXIGENTES

También podemos saber qué acciones nos absorben una mayor cantidad de tiempo y la acumulación de cada tarea en el tiempo.

Estas mediciones también son muy interesantes porque te permitirán saber si un cliente está absorbiendo más tiempo del que inicialmente habías previsto en tu carga de trabajo estimada y, por tanto, actuar en él.

¿Y si les cobramos más? Tu tiempo es muy valioso (¡no lo olvides!) y los rastreadores de tiempo te ayudarán a optimizarlo.

6. REDUCIR LOS "TIEMPOS DE HORMIGA"

En la economía doméstica, "gastos de hormiga" son esos pequeños gastos (normalmente inferiores a un euro/dólar), que todos tenemos aquí o allá en nuestro día a día, que aparentemente no afectan a nuestra economía, pero que si se resumen totalmente representarían una buena cantidad en nuestro presupuesto mensual o anual.

Al referirse al tiempo, también hay "Tiempos de hormigas" (como me gusta llamarlos)

Por ejemplo, responder a un mensaje de whatsapp de un cliente, o de un amigo; una llamada de tu madre; tu gato pidiéndote cariño; la lavadora que ha terminado de lavar y tienes que tender la ropa; revisar Instagram un rato porque has recibido una notificación y luego te quedas ahí perdiendo un tiempo valioso, etc.

Todo esto es lo que yo llamo Tiempos de Hormigas, pequeñas distracciones que te quitan tiempo sin que apenas te des cuenta cada día, pero que en el acumulado mensual suponen una cantidad importante.

Por lo tanto, al hacer un seguimiento de nuestro tiempo podremos detectar qué tareas están teniendo un impacto negativo en nuestra productividad.

LA IMPORTANCIA DE MEDIR EL TIEMPO CON LOS CRONÓMETROS

Si trabajas desde casa, estoy casi seguro de que has tenido muchas veces la misma sensación de no tener control sobre tu tiempo de trabajo. 

Esa sensación frustrante de ver que algunos días tus horas se alargan hasta el infinito u otros que desaparecen porque surgen algunas cuestiones espontáneas que nada tienen que ver con tu negocio creativo.

Por esta razón, decidí resolverlo estableciendo un control del tiempo para ver en qué empleaba realmente mi tiempo y, por lo tanto, empecé a hacer un seguimiento de todo y me fijé un objetivo claro: estar 100% concentrado en cumplir cada tarea mientras trabajaba.

Así que la idea fundamental aquí es conocer el reparto de las horas de trabajoPorque si no se miden, (como dijo William Thomson Kelvin), no se puede saber cómo mejorarlos.

Con esta idea en mente, he empezado a medir absolutamente todo lo que se considera tiempo productivo.

De este modo, puedo ver qué proyectos llevan más tiempo y también puedo dar un valor adecuado a cada tarea.

NUESTRO TIEMPO ES UN RECURSO FINITO

Ten en cuenta que todo el "tiempo extra" que dediques a cualquier tarea afectará al resto de tu planificación, ya que su tiempo es un recurso limitado.

Esto significa que por cada "tiempo extra" tendrás que hacer ajustes en el resto de tus tareas para alcanzar una planificación óptima.

¿De dónde debemos entonces sacar tiempo para equilibrar el tiempo extra dedicado a las tareas? ¿de la familia, de los amigos, de las horas de sueño?

Esto no puede ocurrir y para evitarlo, el primer paso es medir.

CONTROLADORES DE TIEMPO EN LÍNEA

(OTRA HERRAMIENTA ESENCIAL PARA NOSOTROS)

Bueno, si buscas en Google, encontrarás un montón de diferentes Herramientas de seguimiento del tiempo. He seleccionado algunos para mostrárselos aquí:

CLOCKIFY

La versión gratuita de Clockify mide perfectamente el tiempo de trabajo, aunque es en la versión de pago donde se obtienen las mejores posibilidades para conseguir KPIs a partir de mediciones más precisas.

La versión de pago incluye funcionalidades más avanzadas para el control del equipo, con la opción de controlar el tiempo de cada empleado.

Puedes definir los tipos de tareas que solemos hacer y también podemos incluir a los clientes con los que trabajamos según los proyectos que hemos definido.

Clockify también tiene una extensión que le permite utilizar fácilmente el programa sin estar en la web.

COSECHA

Harvest tiene una versión gratuita de 30 días, en la que puedes probar la herramienta con todas las funcionalidades. Me gusta mucho la opción de poder facturar directamente en función del número de horas trabajadas.

TIEMPO DE TRABAJO

Desk Time es una herramienta muy completa para obtener información muy precisa en forma de gráficos sobre el tiempo productivo, eficacia, tiempo de trabajo, aplicaciones que ha utilizado y que son productivas o improductivas, etc. 

Puedes probar Desk Time gratis durante 14 días

HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO DEL TIEMPO PERSONALIZADA CON GOOGLE SHEETS

Si me conocéis un poco, ya sabéis que soy una fan total de las Hojas y que disfruto creando mis propias herramientas de trabajo para estar como independiente como sea posible de terceras empresas.

Otra razón fundamental que me ha empujado a crear mi propia herramienta es que siempre lo intento:

De este modo, he desarrollado una Seguimiento del tiempo para creativos en Google Sheets con el único propósito de hacernos la vida más fácil.

Además del registro de tiempos, la herramienta incluye un calendario mensualdonde puede planificar las tareas previamente introducidas para que su plan sea mucho más rápido y eficaz.

También se incluyen más funciones interesantes, como un Tablero de mandos con información detallada sobre el tiempo dedicado/tarea a lo largo de los meses y un Ficha de facturación que le dará información precisa sobre el tiempo total dedicado a los clientes o proyectos para poder facturar en consecuencia.

En el siguiente vídeo me sumerjo en mi costumbre Herramienta de seguimiento del tiempo realizado con Google Sheets, mostrando su potencial para hacer su tiempo más productivo.

SUMERGIRSE EN LAS HOJAS DE CÁLCULO DE SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

TABLA DE SEGUIMIENTO

Al abrir el seguimiento del tiempo verá la pestaña SEGUIMIENTO, donde puede seleccionar directamente cualquiera de las tareas que haya planificado para el mes y empezar a seguirlas fácilmente.

Para simplificar el proceso, sólo tiene que introducir los datos en las celdas amarillas, relativos al tiempo y a las horas de trabajo, y el resto de la información se mostrará automáticamente. Fácil, ¿verdad?

En esta pestaña, obtendrá información muy útil sobre su progreso mensual con respecto a su plan inicial.

FICHA DE PROYECTOS

Dentro de esta pestaña, encontrarás algunas tareas preingresadas clasificadas por departamento y actividades, que puedes realizar en tu día a día como Creativo.

Puedes modifícalos según tus propias necesidades e introducir algunos nuevos si es necesario.

Se ha aplicado una duración estándar de media hora a las tareas productivas, mientras que las tareas improductivas (como las pausas para el café o las vacaciones) tienen una duración de 0 (ya que no queremos contarlas como tiempo de trabajo).

En esta pestaña también puedes añadir el valor/hora a algunas de las tareas, como los trabajos por encargo o los proyectos para clientes de los que recibirás ingresos.

Esto se transformará directamente en la pestaña TRACKER como valor actual en función del tiempo exacto que hayas dedicado a esas tareas.

TABLA DE PLANIFICACIÓN

En esta pestaña, encontrará un calendario mensual estándar completodonde puede seleccionar sin esfuerzo y fácilmente las tareas en las que piensa trabajar.

El total de horas de trabajo previstas para el día aparecerá al final de cada jornada.

También se mostrará el total de horas semanales y mensuales previstas, para que pueda tener una información precisa sobre el tiempo que está reservando.

Puedes planificar el calendario sobre la marcha, diariamente, semanalmente o como prefieras rellenarlo. Cada vez que incluya una nueva tarea, ésta se reflejará automáticamente en la lista del plan mensual en la pestaña SEGUIMIENTO.

TABLA DE FACTURACIÓN

La PESTAÑA DE FACTURACIÓN es muy útil, ya que le permite encontrar la cantidad exacta de tiempo que ha trabajado en un proyecto o para un cliente, en un mes o año específico y facturar en consecuencia.