Plantilla de diagrama de Gantt para creativos

Diagrama de Gantt TEMPLOTE

Herramientas esenciales de planificación para diseñadores y creativos de superficies - Plantilla de diagrama de Gantt

Si soy un diseñador/artista de superficies, ¿realmente necesito utilizar una plantilla de diagrama de Gantt para mi planificación?

La respuesta es sencilla: Sí, necesita un diagrama de Gantt para su planificación

centrarse en una buena planificación

Nosotros, como creativos y más a menudo, empresarios en solitarionecesitan adquirir las mejores rutinas para plan eficientemente nuestros días de trabajo para hacerlos más productivos.

Considero que este proceso es muy esencial para mantener un flujo de trabajo diario saludable, ya que es muy fácil perderse entre todas las diferentes tareas que debemos atender en nuestro negocio creativo.

¿QUÉ ES UN DIAGRAMA DE GANTT Y CUÁL ES SU FINALIDAD?

Un simple Plantilla de diagrama de Gantt es una de las herramientas más esenciales utilizadas en la gestión de proyectos, para visualizar los proyectos con respecto al tiempo. 

Cada actividad incluida en el Diagrama de GanttEl proyecto se representará con una barra de color y su longitud reflejará la fecha de inicio y la fecha de finalización de ese proyecto. 

Plantilla de diagrama de Gantt ejemplo de planificador
captura de pantalla de mi plantilla de diagrama de Gantt con diferentes proyectos grandes planificados

Para darle una perspectiva histórica, este tipo de gráficos de planificación fueron creados inicialmente por  Henry Laurence Gantt alrededor de 1910 y se hizo muy popular gracias a su utilidad, por lo que, como puede ver, es una herramienta de planificación muy antigua.

Lo bueno es que hoy en día podemos confiar en las hojas de cálculo digitales para crear nuestras plantillas de diagramas de Gantt y aprovechar todas sus funciones automáticas para trabajar de forma más eficiente.

Planificar proyectos complejos frente a planificar tareas

Para una planificación óptima, recomiendo encarecidamente utilizar un Plantilla de diagrama de Gantt para programar proyectos complejos o grandes y apoyarlo con un calendario (digital o en papel tradicional).

planificador de calendarios

Calendarios o planificadores son ideales para mostrar con más detalle todas las tareas que podemos incluir en esos proyectos.

Por ejemplo, un proyecto complejo introducido en mi plantilla de diagrama de Gantt podría ser:

"Preparar un nuevo catálogo de telas en línea"

Y para este gran objetivo podríamos hipotéticamente planificar y programar 14 días para completarlo, como en el ejemplo:

introduzca sus proyectos en su diagrama de Gantt
Captura de pantalla de mi diagrama de Gantt con un proyecto introducido

Cuando planifico y organizo esta primera parte, luego en mi calendario puedo desglosar todas las tareas que están involucrados en ese gran proyecto, dividiéndolos en esos 14 días asignados para lograr mi objetivo.

Estas tareas podrían ser algo así como:

"Decidir sobre el patrones para incluir en la nueva Cartera de Tejidos". 

"Crear mezcladores adicionales y coordenadas para mis patrones de héroe".

"Prepara toda la maquetas de tela que mostrará los patrones aplicados a"

"Prepara un nueva plantilla para el nuevo folleto utilizando InDesign"

Así, mi planificación estaría claramente organizada, sería eficiente y tendría sentido, lo que me llevaría a estar más centrado en mi trabajo cada día y, por tanto, a ser más productivo.

utilizar su calendario para todas las tareas de un gran proyecto

¿CUÁLES SON LAS PRINCIPALES VENTAJAS DE UTILIZAR UNA PLANTILLA DE DIAGRAMA DE GANTT PARA SU PLANIFICACIÓN?

Plantillas de diagramas de Gantt son muy útiles porque le permitirán ver de un vistazo:

-Todos los grandes proyectos que necesita para completar

-El fechas de inicio y finalización para cada uno de los proyectos.

Cuando los proyectos se solapan con otros proyectos.

En resumen, es una herramienta que le ayuda a planifique mejor su tiempo de trabajo para completar con éxito todas las actividades que debe realizar.

Maqueta freepick

ESTRUCTURA DEL DIAGRAMA DE GANTT

Puede encontrar en línea muchas plantillas de Excel de diagramas de Gantt mensuales o puede crear el suyo utilizando un programa de hoja de cálculo.

Para mi planificación, he desarrollado una Diagrama de Gantt plantilla en Google sheets para los diseñadores de patrones de superficie y los creativos, que ya ha incluido filas con todos los diferentes departamentos implicados en todo negocio creativo.

ESTRUCTURA EMPRESARIAL CREATIVA

Aunque el propósito de este post no es bucear en este asunto, necesito mencionarlo aquí, sólo para destacar algunas de las tareas o proyectos de todo tipo que tenemos que realizar en nuestro negocio creativo.

Estos proyectos y tareas pueden ser compilados en estos:

DEPARTAMENTO DE PRODUCTOS

En este departamento trabajamos en tareas como el diseño de material gráfico, la producción de plantillas, maquetas, carteras, la investigación de tendencias, etc.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

En este departamento tenemos tareas como la preparación de presupuestos y estimaciones de trabajo, el contacto con empresas, la presentación de carteras, la programación de reuniones, la visita a mercados de diseño, la asistencia a ferias del sector, etc.

DEPARTAMENTO DE MARKETING

Blogging, Social Media, Publicidad, Analítica, etc. son tareas típicas de este departamento

DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Y ELECTRODOMÉSTICOS

Crear copias de seguridad; mantener el hardware y el software siempre funcionando correctamente; mantener la página web actualizada, o maquillar las redes sociales; además de comprar todas las instalaciones y suministros de la oficina son tareas que pertenecen a este departamento.

DEPARTAMENTO JURÍDICO

Preparar todos los contratos cuando se llega a un acuerdo con un cliente; estar al tanto de todas las leyes y normativas relativas a tu negocio creativo; crear los derechos de autor son algunas de las tareas que corresponden a este departamento.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

Toda la contabilidad, facturación, planificación presupuestaria, etc., son tareas de este departamento

DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA

El seguimiento de sus productos cuando los envía; la búsqueda de nuevas asociaciones de mensajería, etc. son tareas de este departamento.

DEPARTAMENTO DE RRHH

Desarrollar tus habilidades a través de nuevas clases, obtener nuevas certificaciones o tomar clases de yoga para mejorar tu salud son tareas que pertenecen a este departamento.

Cómo utilizar una plantilla de diagrama de Gantt

PASOS PARA RELLENAR EL GANTT

INTRODUCIR PROYECTOS CON FECHAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN

Después de revisar todos los proyectos o tareas anteriores, básicamente, ahora podemos utilizar el diagrama de Gantt para incluir el proyectos complejos que tenemos previsto completar en un mes, trimestre, semestre o en un tiempo más largo para cada departamento y asignarles un fecha de inicio y fecha de finalización.

En este ejemplo, voy a seguir con el mismo gran proyecto que pertenece al Departamento de Productos: Preparar un nuevo catálogo de tejidos en línea .

introducir las fechas del proyecto en la plantilla del diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt le proporcionará automáticamente el número de días laborables para completar ese gran objetivo y mostrará la barra de colores de esos días.

Para este proyecto, muestra que tengo 14 días laborables para completarlo.

INTRODUCIR EL PORCENTAJE DE TIEMPO DIARIO

Los siguientes datos que debemos introducir son los iniciales porcentaje de tiempo diario que consideramos que hay que trabajar en cada proyecto, en función de su importancia.

Al introducir estos datos, el Gantt le dará automáticamente el horas diarias que debe trabajar en ese proyecto para completar con éxito la planificación a tiempo.

Por ejemplo, he calculado que la preparación de un nuevo catálogo de telas en línea necesitará una gran parte de mi tiempo, por lo que he introducido inicialmente un 60%.

Así pues, mi Gantt me dice que, para completar este proyecto, debo trabajar 5 horas al día en él.

Esta planificación es bastante buena, en realidad, sobre todo si tengo en cuenta todas las diferentes tareas que conlleva este gran proyecto que he enumerado anteriormente, ¿recuerdas?

Porcentajes de tiempo introducidos en el diagrama de Gantt

Bueno, si ya tengo otro proyecto programado en el diagrama de Gantt, siempre puedo ajustar los porcentajes, especialmente los días en que los proyectos se solapan, según mis necesidades.

Plantilla de diagrama de Gantt con proyectos superpuestos
MOSTRAR DIFERENTES VISTAS DEL CALENDARIO

Hay una opción en mi diagrama de Gantt que le dará un ver en forma diaria, semanal, mensual o trimestral de su planificación, ajustando automáticamente las barras azules, como muestro en el siguiente ejemplo:

opciones de visualización del tiempo en el diagrama de Gantt
ESTADO DE AVANCE

A medida que pasen los días, el diagrama de Gantt mostrará el porcentaje de la planificación progresohasta que esté totalmente terminado.

Cuando un proyecto esté terminado, la columna de estado mostrará COMPLETADO y mientras tanto puede mostrar EN PROCESO o NO SE HA COMENZADO.

Columna STATUS Plantilla del diagrama de Gantt

Al tratarse de un documento de hoja de cálculo, podemos utilizar filtros para diferentes criterios, lo que nos ayuda enormemente en nuestra planificación.

TRABAJO PROGRAMADO PARA EL DÍA ACTUAL

También hay una característica adicional que he incluido en esta plantilla de diagrama de Gantt, que es una tabla dinámica que le da la trabajo programado para el día actual y el número de horas de trabajo.

Con esta información, puede volver a realizar ajustes en su planificación diaria en función de sus necesidades.

trabajo programado para hoy_plantilla de gráfico de gantt

En el siguiente vídeo puedes ver cómo funciona en profundidad con todas sus características.

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